#FotoGeek | WBS (Work Breakdown Structure).

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Definir el alcance: WBS

Al pensar en “tecnología” se nos viene a la mente complejos aparatos electrónicos o programas computacionales que llevan a cabo tareas tediosas o fabulosas. Esto no es necesariamente así.

La palabra tecnología viene del griego Techné: Arte , oficio o técnica y Logos: Estudio, arte, conjunto de saberes. Por tal razón hay tecnología en prácticamente todo lo que hacemos o producimos siempre y cuando implique la utilización del conocimiento aplicado.

Hoy quiero hablar de una herramienta tecnológica poderosa e increíblemente simple que puede ayudarnos en todos nuestros proyectos de fotografía. Esta tecnología se llama WBS por sus siglas en inglés (Work Breakdown Structure). En castellano la conocemos como EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)

Aunque no lo crean, es algo extremadamente simple y a la vez increíblemente poderoso para la definición de nuestros proyectos.

En líneas generales la WBS es una estructura jerárquica del trabajo a ejecutar en un proyecto orientada a productos entregables y que abarca la totalidad del alcance de nuestro proyecto. Es similar a lo que conocemos como un organigrama, pero en lugar de posiciones organizacionales, lo que colocamos son productos entregables, sus partes componentes y finalmente el trabajo que debemos realizar para generarlos.

Esto es una simplificación bastante grande de lo que es una WBS pero para nuestro proyecto fotográfico del día a día podría suficiente (si el proyecto no es muy grande)

La utilización de esta herramienta nos ayuda a comprender el proyecto en su totalidad puesto que nos obliga a pensar en todo lo que el proyecto implica. La WBS nos ayuda entre otras cosas a:

– Definir/ validar la totalidad del alcance del proyecto
– Tener una visión gráfica de todo el alcance
– Sirve como punto de partida para elaborar cronograma de trabajo
– Sirve para determinar los costos detallados
– Ayuda a evaluar los riesgos del proyecto en cada área

Veamos un ejemplo de un proyecto que consiste en fotografiar 500 artículos para un catálogo de productos online. Nuestro proyecto es solo la parte fotográfica.

Una posible WBS para este proyecto se puede ver en la figura anexa.

La Calidad, como lo refiere la norma ISO9000, corresponde al nivel en el cual un conjunto inherente de características cumple con lo que es requerido. El Grado distingue productos/servicios que teniendo la misma funcionalidad no comparten los mismos requerimientos de calidad.

Dependiendo entonces del grado de calidad que se requiera para el producto o servicio que se tiene que generar, la utilización de un iPad u otra tableta puede ser una herramienta perfectamente factible. La decisión queda al buen (o mal) juicio de cada uno.

Otros puntos que podemos evaluar respecto al uso de herramientas fijas versus móviles son:

Costos: Utilizar un cañón para matar un mosquito es un gasto muy elevado en municiones y energía versus el equivalente a golpear con las manos.

Tiempo: Mientras más compleja la herramienta, mayor el tiempo para aprender a utilizarla, mayor el tiempo para efectuar trabajos básicos que muchas veces están automatizados en las herramientas más sencillas.

Efectividad: Un martillo de latonería no es la mejor herramienta para clavar un clavo. Seguramente podemos ingeniarnos la forma de utilizarlo para eso pero no es la herramienta apropiada.

En productividad, alcance y calidad, la brecha “fijo vs móvil” se va cerrando poco a poco. Las herramientas móviles pueden competir directamente con las herramientas fijas en algunos campos. En otros, no tanto…aún.

Francisco Gómez, PMP.
gomezbfrancisco@gmail.com

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#FotoGeek | Productividad en el iPad…

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Productividad en el iPad – Reduciendo la brecha

La utilización del iPad o dispositivos tipo “Tabletas” como herramientas para mejorar la productividad personal tiene sus promotores y sus detractores. Dependiendo de lo que “productividad personal” signifique para cada uno de nosotros, podemos entender ambos puntos de vista.

Integrado con nuestras otras herramientas de productividad (Dropbox, Evernote, email, google, cámara), el iPad nos provee una excelente herramienta de consulta de información e incluso de edición y producción limitada de contenido. Para producción de contenido extenso del tipo reportajes, escritura con alto contenido de edición, hojas de cálculo de complejidad media, elaboración de portafolios o presentaciones complejas, etc., no es la herramienta más fácil de utilizar. En esos casos para la mayoría de nosotros es preferible utilizar un laptop o PC convencional, por ahora.

Aun así, las innumerables aplicaciones (apps) que existen hoy en día para trabajar con las “tabletas” y las que salen a diario en las diferentes categorías de uso, hacen que la brecha entre lo que podemos hacer y lo que queremos hacer sea cada vez menor en el mundo de las Tabletas.

En el iPad/iPhone podemos tomar fotos o vídeos con un grado de calidad suficiente para diversos rangos de productos/servicios. Hey! tenemos hasta documentales comerciales filmados enteramente con un iPhone !!
http://www.dailymail.co.uk/sciencetech/article-2282780/Searching-For-Sugar-Man-The-Oscar-nominated-movie-filmed-iPhone.html

Para soluciones “in promptu” en las que la oportunidad dicta que tenemos que tomar y editar fotos en el iPad para enviarlas/publicarlas rápidamente, las herramientas de edición de fotos tipo “Photoshop Express”, “Aviary”, “Snapseed” entre otras, permiten hacer el trabajo con un nivel altamente aceptable para la mayoría. Adicionalmente casi todas las apps te permiten adquirir paquetes de extensiones que incluyen efectos o herramientas adicionales de bajo costo que amplían el rango de posibilidades de edición.

Lo mismo aplica para apps de edición de vídeo donde herramientas como “Videon”, “iMovie” entre otras, permiten hacer el trabajo.

Es importante cuando trabajamos con este tipo de herramientas móviles que mantengamos en mente no confundir la “gimnasia” con la “magnesia”. Comparar directamente las apps utilizadas y los productos obtenidos entre plataformas fijas y móviles en esta área no es justo ya que corresponden a tipos diferentes de calidad y grado.

La Calidad, como lo refiere la norma ISO9000, corresponde al nivel en el cual un conjunto inherente de características cumple con lo que es requerido. El Grado distingue productos/servicios que teniendo la misma funcionalidad no comparten los mismos requerimientos de calidad.

Dependiendo entonces del grado de calidad que se requiera para el producto o servicio que se tiene que generar, la utilización de un iPad u otra tableta puede ser una herramienta perfectamente factible. La decisión queda al buen (o mal) juicio de cada uno.

Otros puntos que podemos evaluar respecto al uso de herramientas fijas versus móviles son:
Costos: Utilizar un cañón para matar un mosquito es un gasto muy elevado en municiones y energía versus el equivalente a golpear con las manos.
Tiempo: Mientras más compleja la herramienta, mayor el tiempo para aprender a utilizarla, mayor el tiempo para efectuar trabajos básicos que muchas veces están automatizados en las herramientas más sencillas.
Efectividad: Un martillo de latonería no es la mejor herramienta para clavar un clavo. Seguramente podemos ingeniarnos la forma de utilizarlo para eso pero no es la herramienta apropiada.

En productividad, alcance y calidad, la brecha “fijo vs móvil” se va cerrando poco a poco. Las herramientas móviles pueden competir directamente con las herramientas fijas en algunos campos. En otros, no tanto…aún.
Francisco Gómez, PMP.
gomezbfrancisco@gmail.com

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#FotoGeek | Mensajería Instantánea, ¿ Amigo o enemigo ?

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Blackberry Messenger, GTalk, Skype Chat, WhatsaApp, Lime, etc. ¿Es la Mensajería instantánea una herramienta para mejorar la productividad o para destrozarla? ¿Puede ayudarme a ser mejor fotográfo? ¿A Completar mejor mis proyectos? ¿Contribuye a retrasarlos?

Como siempre, la respuesta es: “depende”.

La IM (por sus siglas en inglés) es una poderosa herramienta y similar a lo que pasa por ejemplo con un arma de fuego, la puedes utilizar para luchar por la justicia o para hacer el mal.

Nosotros los adultos contemporáneos en lo que respecta a comunicación, hemos funcionado muy bien con el correo electrónico. Sin embargo para las nuevas generaciones, esto no es suficientemente rápido ni interactivo. Ahora nosotros también estamos sucumbiendo a las mieles de la mensajería instantánea recibiendo un impacto directo en nuestra vida personal y profesional.

El problema con la IM, es que le “paramos” tanto a la notificación de la llegada de un mensaje, que interrumpimos lo que estemos haciendo inmediatamente para ver nuestro teléfono. Puede ser algo “Importante” o “urgente”, nos decimos, así que hay que revisarlo una milésima de segundo después de haber sonado la notificación.

Lo hacemos cuando trabajamos. Lo hacemos cuando manejamos, sabiendo en el fondo que es un peligro para nosotros y para los que nos rodean. Lo hacemos cuando nos reunimos. Lo hacemos todo el tiempo y lo tomamos como algo muy natural.

Desde este punto de vista, la IM es una herramienta que disminuye drásticamente nuestra productividad. Interrumpe el flujo normal de pensamiento, nos saca de foco, actúa como la fricción que acaba con el movimiento inercial de nuestro trabajo. Hace dificil conseguir nuestra musa y sin duda interrumpe los procesos creativos que requieren con frecuencia de un momento dentro del momento.

La peor parte es que no nos damos cuenta. Nos decimos que podemos manejarlo porque demostramos que sacamos nuestro trabajo a pesar de estar todo el día metidos en la IM. No entendemos que lo que antes hacíamos en treinta minutos ahora nos toma dos o tres horas completarlo.

Nos decimos que ahora somos el doble de productivos porque estamos sacando 3 cosas a la vez. Simplemente no lo vemos. Nos hemos convertido en adictos.

¿Qué podemos hacer para convertir esta poderosa herramienta de comunicación en un aliado de nuestra productividad? Sugiero algunos pasos:

1.- Reconocer que nuestra actual actitud hacia el uso de la IM es un problema tanto personal como profesional. Este paso es crucial. Si no podemos reconocerlo, entonces no hay nada que hacer. Recordemos que es exactamente lo que dicen los adictos: “Yo puedo controlarlo, “Yo no soy, los demás si,”, etc. Si quiere un test rápido para saber si se es adicto, pregúntele a su cónyuge o sus compañeros de trabajo. Ellos le sacarán de dudas.

2.- Tomar la decisión de quitar el poder que el tono de la notificación de mensajes nuevos tiene sobre nosotros. Practique no respondiendo inmediatamente, tómese un minuto para ver el mensaje. Si no es ultra importante, tómese un minuto adicional para empezar a responderlo. Si se le hace muy difícil, elimine el tono del mensaje por un día y pruebe.

3.- Caigamos en cuenta que si alguien necesita comunicarse urgentemente con nosotros, ese alguien podría utilizar una función secundaria del dispositivo celular que lleva en la mano, como es el de hacernos una llamada telefónica.

4.- En períodos donde necesitamos concentración y foco, apaguemos los clientes de IM o el teléfono. Colocarnos en modo “Ocupado” no funcionará efectivamente.

5.-Estudios dicen que las ráfagas de inspiración productiva y creativa duran un máximo de 90 minutos. Coloque un timer por esta duración y haga un break al final para revisar, responder e interactuar.

Con un buen uso, las ventajas de la “inmediatez” que provee la mensajería instantánea son indudables.

Recuperar el control de nuestra productividad es un paso sumamente importante en nuestra vida profesional. Al final y en lo que respecta a nuestro trabajo, cada quien decide si hace de la mensajería instantánea su amigo o su enemigo.

Francisco Gómez, PMP.
gomezbfrancisco@gmail.com

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